Strategie semplificate per domare il caos delle riunioni
In un'azienda moderna, le riunioni sono un elemento fondamentale, ma possono anche rappresentare un notevole ostacolo alla produttività. Secondo recenti studi, quasi il 60% dei dipendenti delle aziende ritiene che le riunioni inutili interferiscano con la loro produttività, costringendoli a trascorrere quasi il 40% del loro tempo in riunioni.
Per contrastare questo problema, molte aziende stanno adottando soluzioni innovative. L'istituzione di "finestre temporali" per le riunioni può consentire ai dipendenti di concentrarsi e dedicare il loro tempo ed energia al lavoro senza le interruzioni delle riunioni. Ad esempio, IDEX Health & Science ha implementato una piattaforma di gestione del lavoro che ha automatizzato i flussi di lavoro, raggiungendo lo stesso livello di comunicazione approfondita in modo elettronico. Il direttore dell'Ingegneria Scott Ellis riferisce che tutti vengono informati dello stato del lavoro virtualmente, senza la necessità di riunioni.
In modo simile, il vicepresidente delle Operazioni di Trek Bicycle, Steve Malchow, partecipa a sole riunioni mensili grazie al tracciamento del lavoro in tempo reale. Le aziende come KAMO Power e Tampa General Hospital hanno anche ridotto del 66% il tempo che le loro squadre trascorrono in riunioni di aggiornamento sostituendo i rapporti di aggiornamento con il tracciamento del lavoro in tempo reale.
Tuttavia, le riunioni possono ancora essere produttive se gestite correttamente. L'applicazione di una regola "nessun colloquio individuale" o "nessuna conversazione laterale" può minimizzare le chiacchiere e garantire che tutti lavorino insieme. La creazione di un'agenda specifica e vincolata dal tempo con obiettivi temporali incrementali per ogni argomento può mantenere la discussione sul punto. L'imposizione di un limite di durata di 30 minuti per le riunioni, seguendo il modello delle conferenze TED, può aiutare i partecipanti a rimanere concentrati.
Per aumentare ulteriormente la produttività delle riunioni, l'aggiunta di una piattaforma di gestione del lavoro all'arsenale degli strumenti per le riunioni può essere vantaggiosa. Queste piattaforme possono essere utilizzate per inserire assegnazioni, decisioni, aggiornamenti e nuove informazioni direttamente nel hub di gestione del progetto, riducendo la necessità di follow-up post-riunione.
Inoltre, l'obbligo di lasciare i telefoni cellulari all'ingresso o di metterli in una cesta al centro del tavolo e di tenere chiusi i laptop può aiutare a eliminare le distrazioni durante le riunioni. L'assegnazione di un "sergente d'armi" il cui ruolo è quello di tenere il tempo e garantire che la discussione rimanga fedele all'agenda può essere utile.
Le aziende come Wirecard, che hanno affrontato scandali aziendali, hanno implementato misure come i sistemi di protezione per i whistleblower, gli strumenti di gestione della conformità e i cambiamenti culturali organizzativi per affrontare e prevenire la frode. Questi sforzi mettono in evidenza l'importanza di mantenere un ambiente di lavoro produttivo ed etico.
In conclusione, attraverso l'adozione di queste strategie, le aziende possono trasformare le riunioni da un ostacolo alla produttività in uno strumento prezioso per la comunicazione e la collaborazione. La prossima volta che vi troverete in una riunione, considerate il numero di partecipanti e se tutti debbano effettivamente partecipare. La Regola del 7 afferma che per ogni partecipante oltre i sette, la probabilità di prendere una decisione buona, rapida ed eseguibile diminuisce del 10%. Con l'ottimizzazione delle riunioni, le aziende possono non solo migliorare la produttività, ma anche risparmiare costi significativi. Il costo delle riunioni non produttive per le aziende degli Stati Uniti potrebbe essere
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