Strategie per una comunicazione efficace negli affari
In un mondo sempre più veloce, le crisi possono verificarsi in qualsiasi momento, e per le aziende è fondamentale avere un piano di comunicazione di crisi ben strutturato. Gli studi dimostrano che durante le crisi, le aziende spesso trascurano la comunicazione interna con i dipendenti, privilegiando quella esterna (Johansen, Aggerholm & Frandsen, 2011).
Un piano di comunicazione delle crisi definisce cosa dirà un'azienda durante un'emergenza, nonché quando e come queste informazioni verranno rilasciate. È essenziale integrare tutti i dipartimenti che gestiscono le comunicazioni di crisi per garantire che tutti possano svolgere efficacemente il proprio ruolo durante una catastrofe.
La persona o il team responsabile della creazione dei messaggi durante una crisi è responsabile della creazione di messaggi chiari, concisi e factual. In momenti di crisi, le persone si affidano alle organizzazioni per avere risposte e si aspettano di riceverle in modo autentico. Essere onesti significa ammettere che c'è un problema, la sua fonte e le azioni intraprese per gestirlo.
Se un incendio boschivo minaccia una comunità nella tua regione, creare contenuti che soddisfino tutte le esigenze, comprese quelle dei proprietari di case, degli inquilini e delle persone senza fissa dimora, è fondamentale per creare contenuti con effetti duraturi. I dipendenti possono diventare un pubblico essenziale per la comunicazione di crisi sui social media e la loro lingua, provenienza e cultura devono essere considerati nella creazione dei messaggi.
Durante una situazione di emergenza, è fondamentale che i dipendenti ricevano risposte rapide, chiare e compassionevoli dalle figure di leadership per alleviare l'ansia e costruire la fiducia nell'azienda. Le aziende devono comunicare spesso e presto durante una crisi per costruire la fiducia, mantenere informati i dipendenti e prevenire danni alla reputazione del marchio.
L'uso dei social media e di altre piattaforme online come canali di comunicazione durante una crisi può essere utile, ma le aziende devono assicurarsi di non esagerare con questo approccio. La scelta degli strumenti e dei canali per la diffusione delle informazioni durante una crisi dipende dalla natura della crisi, dal pubblicotarget e dalla velocità con cui le informazioni devono essere diffuse.
Le aziende devono assicurarsi di avere un sistema efficiente per inviare rapidamente comunicazioni critiche ai dipendenti, monitorando quando e se i messaggi sono stati aperti. Il portavoce dell'organizzazione deve preparare fogli informativi che evidenzino i fatti noti di una situazione di crisi da condividere con tutte le parti interessate, inclusi i mezzi di comunicazione.
Le moderne strategie di gestione delle crisi sottolineano l'identificazione proattiva dei rischi, gli approcci centrati sui dipendenti, l'agilità e gli strumenti digitali come SAP SuccessFactors per costruire la resilienza e mantenere la capacità operativa durante le crisi. Le medie imprese implementano i quadri di gestione del rischio che coinvolgono l'identificazione, la quantificazione, la pianificazione della mitigazione, il monitoraggio e la formazione alla resilienza per trasformare i rischi in vantaggi competitivi. I leader digitali come Amazon e Microsoft utilizzano la tecnologia durante le crisi per ridurre i costi e guidare la crescita attraverso soluzioni digitali scalabili. Queste strategie hanno portato a una maggiore resilienza organizzativa, un miglioramento dell'impegno dei dipendenti, un'adattamento più rapido alle condizioni
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