Strategie per una collaborazione sicura con professionisti indipendenti: consulenti, subappaltatori e liberi professionisti

Il lavoro simultaneo per più datori di lavoro o clienti, noto come "polyworking", è diventato sempre più comune, in particolare nei settori della tecnologia, delle industrie creative, dell'istruzione, della consulenza e del lavoro autonomo. Con l'aumento del lavoro da remoto, questa tendenza ha acquisito ancora più slancio. Tuttavia, questo nuovo modo di lavorare comporta potenziali rischi per la sicurezza. Ecco una guida per aiutare a garantire un ambiente di collaborazione sicuro e protetto per tutte le parti coinvolte.

Controlli Pre-Assunzione

Prima di assumere un "polyworker", è essenziale fare alcune domande chiave. Chiedere loro delle password manager, dell'accesso in due passaggi, dei laptop crittografati, della protezione antivirus/endpoint aggiornata e dove conserveranno i vostri file. Garantire che abbiano misure di sicurezza solide può aiutare a proteggere i vostri dati e prevenire eventuali violazioni.

Possibili Problemi e Soluzioni

Gli errori umani comuni, come gli errori di autocompilazione, l'allegazione del file sbagliato o la concessione di autorizzazioni troppo ampie, diventano più probabili quando le persone multitasking tra i lavori. Per mitigare questi problemi, stabilite regole per la memorizzazione dei file, i metodi di accesso e gli strumenti consentiti. Utilizzare protezioni di base sui dispositivi e sui conti, come la crittografia e il software antivirus, per minimizzare il rischio di violazioni dei dati.

Strumenti AI e Gestione dei Dati

In relazione agli strumenti AI, è fondamentale approvarli e le impostazioni prima dell'uso. Evitare di incollare documenti sensibili o dettagli del cliente negli strumenti AI a meno che la conservazione dei dati/l'addestramento non sia disabilitato o si sia concordato l'oscuramento. Essere consapevoli che gli strumenti AI utilizzati per bozze o documenti del cliente possono memorizzare o utilizzare il testo per migliorare il servizio, potenzialmente esponendo dettagli sensibili.

Gestione dell'Accesso

Quando i "polyworker" iniziano a lavorare, fornire loro l'accesso ospite o solo al progetto. Conservare il lavoro nella cartella cloud con scadenza del link, attivare l'accesso in due passaggi/passkey, concordare gli app e gli strumenti AI consentiti e condividere una guida alla gestione dei dati. Ciò aiuterà a garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle informazioni sensibili.

Procedimenti alla Fine del Progetto

Al termine del progetto, rimuovere l'accesso alle cartelle, ai documenti e agli strumenti. Rotate le password condivise/API chiavi e richiedere un link di riconsegna finale e chiedere di eliminare le copie locali. I vecchi login, le cartelle condivise e i link aperti possono rimanere attivi dopo che un "polyworker" ha lasciato un progetto, ponendo un rischio per l'accesso non autorizzato.

Utilizzo di Dispositivi Pubblici e Sicurezza

Un laptop utilizzato in luoghi pubblici può essere smarrito o prestato, potenzialmente dando accesso a documenti e account a individui non autorizzati. Per garantire che i collaboratori utilizzino i loro laptop in modo sicuro, chiedere loro di confermare le misure di sicurezza di base come la crittografia, la protezione antivirus, i gestori di password e l'accesso in due passaggi.

Soluzioni di Sicurezza per Freelance

Se lavorate regolarmente con freelance, considerate l'aggiunta di loro al vostro prodotto di sicurezza. Bitdefender Ultimate Small Business Security può proteggere fino a 25 persone, comprese le collaborazioni a lungo termine. Per lavori saltuari, mantenere semplice con l'accesso ospite, le cartelle condivise con link scadenti e senza sedi extra.

Millennials e Polyworking

Circa un quarto dei millennials gestisce tre ruoli e un terzo ne gestisce quattro o più. Più della metà dei millennials americani riferisce di avere più di un lavoro per aumentare il reddito. Anche se questa tendenza è in aumento, è importante ricordare che il "polyworking" non è illegale, ma è importante stabilire regole chiare per la gestione dei dati, l'accesso e gli strumenti e assicurarsi che i collaboratori le seguano.

Preoccupazioni per la Privacy

I bloc-notes gratuiti, i registratori dello schermo o gli strumenti del browser possono raccogliere più dati del previsto, potenzialmente trasmettendo informazioni sensibili a terze parti. Essere consapevoli degli strumenti utilizzati e dei dati che raccolgono per mantenere la privacy e la sicurezza.

Mescolando File e Progetti

Quando lo stesso laptop viene utilizzato per più clienti, i file, i login e le cronologie di navigazione possono essere mescolati, ponendo un rischio per i documenti che finiscono nel posto sbagliato o per il malware che influisce su altri progetti. Per evitare questo, mantenere ogni progetto separato sul dispositivo e utilizzare browser diversi per clienti diversi.

In conclusione, il "polyworking" offre numerosi vantaggi, ma è fondamentale prioritizzare la sicurezza e la protezione dei dati. Seguendo queste linee guida, è possibile creare un ambiente sicuro e protetto per tutte le parti coinvolte, garantendo che tutti possano lavorare in modo efficiente e produttivo.