Strategie efficaci per una collaborazione sicura con i professionisti indipendenti (freelance, appaltatori, poliesercizi)
Oggi, nel mondo digitale, il polilavoro – la pratica di un individuo che lavora per due o più datori di lavoro o clienti contemporaneamente – è diventato sempre più comune, specialmente nel settore tecnologico, nelle agenzie creative, nelle società di consulenza e sulle piattaforme digitali. Questa tendenza, pur offrendo numerosi vantaggi, presenta anche sfide uniche in termini di sicurezza.
Per mitigare questi rischi, è essenziale stabilire linee guida chiare per la gestione dei dati, l'accesso e gli strumenti. Una raccomandazione è richiedere un account di sistema operativo o un profilo del browser separato solo per il progetto e conservare tutto il lavoro in una cartella condivisa con link di visualizzazione predefiniti e scadenza. Ciò garantisce che il lavoro rimanga sicuro e accessibile solo alle persone che ne hanno bisogno.
Quando si assume un polilavoratore, è importante chiedere se utilizzano un gestore di password, l'accesso in due passaggi, laptop crittografati, antivirus/protezione endpoint aggiornati e se conserveranno i file solo in uno spazio condiviso. Ciò aiuta a mantenere la sicurezza dei dati dell'azienda.
Gli strumenti AI possono essere un valido strumento, ma presentano anche rischi potenziali. Pertanto, è consigliabile utilizzare gli strumenti AI solo se lo strumento e le impostazioni sono approvati e non incollare documenti sensibili o dettagli del cliente negli strumenti AI a meno che la conservazione dei dati/Allenamento non sia disabilitato o si sia concordato l'oscuramento. Le fughe di copie incollate AI possono esporre dettagli sensibili, poiché le bozze e i documenti dei clienti incollati negli strumenti AI potrebbero essere archiviati o utilizzati per migliorare il servizio.
Piccoli errori, come salvare un file nella posizione sbagliata o lasciare un link accessibile alle persone sbagliate, possono esporre il lavoro del cliente a individui non autorizzati. Per prevenire questi incidenti, è consigliabile concedere l'accesso solo agli ospiti o al progetto, conservare il lavoro in una cartella cloud con link di scadenza e visualizzazione predefiniti, attivare l'accesso in due passaggi/passaggi per gli account che utilizzeranno e concordare sugli app e gli strumenti AI consentiti.
I dispositivi persi o condivisi possono rappresentare un rischio per la sicurezza, poiché chiunque li raccoglie può aprire documenti e account. Per proteggersi da questo, si consiglia di utilizzare Bitdefender Ultimate Small Business Security, che copre fino a 25 persone, inclusi i freelance a lungo termine.
Il sovraccarico di messaggi da più team può rendere più difficile individuare i messaggi falsi, il che può comportare potenziali rischi per la sicurezza. Gli errori quotidiani, come gli errori di autocompletamento o le autorizzazioni impostate troppo ampiamente, possono comportare rischi per la sicurezza quando gli individui eseguono attività su più lavori contemporaneamente. Per contrastare questo, è fondamentale assicurarsi che i collaboratori utilizzino i propri laptop in modo sicuro chiedendo loro di confermare alcuni elementi base: il laptop è crittografato e si aggiorna automaticamente, è installata una protezione endpoint affidabile, è in uso un gestore di password e un blocco dello schermo e l'accesso in due passaggi è attivo per gli strumenti.
Al termine di un progetto, è consigliabile rimuovere l'accesso alle cartelle, ai documenti e agli strumenti, ruotare eventuali password/condivise API chiavi, ottenere un link di riconsegna finale e chiedere di eliminare le copie locali – confermare per iscritto. L'accesso che persiste dopo che un polilavoratore lascia un progetto può consentire a individui non autorizzati di leggere o modificare i file.
Mentre il polilavoro non è illegale, è importante stabilire regole chiare per la gestione dei dati, l'accesso e gli strumenti e assicurarsi che i collaboratori le seguano. Se gli accordi di non divulgazione o gli accordi del cliente si applicano, è importante specificare cosa è consentito e cosa no. Le conseguenze del polilavoro includono il tempo perso, la fiducia del cliente scossa, i pagamenti ritardati e le conversazioni imbarazzanti sui contratti di non divulgazione e sulla privacy. Implementando queste misure di sicurezza, le aziende possono garantire un'esperienza di polilavoro fluida e sicura per tutti i coinvolti.
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