La protezione dei dati sensibili richiede la creazione di una struttura di sicurezza dei documenti solida.
Oggi, nell'era digitale, proteggere le informazioni sensibili non è mai stato così importante. Un solido quadro di sicurezza dei documenti è la prima linea di difesa contro l'accesso non autorizzato o l'uso improprio.
L'errore umano è la causa più comune di violazioni dei documenti, con il 95% delle violazioni che coinvolgono errori umani nel 2024. La formazione regolare sulle politiche di utilizzo accettabile e sui protocolli di condivisione dei documenti può aiutare a creare una cultura di sicurezza e mitigare questo rischio. La coerenza è importante nella formazione dei dipendenti, con la formazione che è un passo obbligatorio nell'integrazione dei nuovi dipendenti e sessioni di formazione regolari tenute una o due volte l'anno.
L'uso dell'etichettatura o dei metadati può aiutare a far rispettare le regole di sicurezza nella classificazione dei documenti. La classificazione dei documenti in categorie pubbliche, interne, confidenziali e riservate è fondamentale per la sicurezza dei documenti, consentendo una protezione intelligente, scalabile, il rispetto della legge e l'efficienza operativa. La classificazione errata potrebbe essere segnalata come violazione della sicurezza.
La crittografia protegge i documenti archiviati nel cloud dall'intercettazione o dal furto quando sono "a riposo" e durante la trasmissione. Proteggere i documenti sensibili con un' autenticazione multi-fattore robusta è altrettanto importante. La digitalizzazione dei documenti fisici prima del caricamento del file nel cloud è un modo più efficace per proteggere le informazioni sensibili.
I controlli di accesso, inclusi i ruoli e il principio di "minimo privilegio", sono elementi essenziali di un quadro di sicurezza dei documenti. Solo gli utenti autorizzati possono accedere ai documenti protetti da questo quadro di sicurezza e i diritti di accesso devono essere revisionati regolarmente e aggiornati quando i dipendenti lasciano o cambiano ruolo.
I quadri di sicurezza dei documenti consentono la gestione efficiente e sicura dei documenti in diversi dipartimenti e piattaforme. L'integrazione con i sistemi SIEM consente alle squadre IT di monitorare e registrare l'accesso ai documenti, le modifiche, i download, gli upload e le stampe delle informazioni sensibili. Il monitoraggio, la registrazione e la risposta agli incidenti sono cruciali per rilevare attività sospette e consentire una rapida risposta alle violazioni dei dati.
I SIEM possono fornire allarmi automatizzati che forniscono il preavviso di accesso non autorizzato o comportamenti anomali, consentendo un'azione preventiva rapida. I registri di accesso e le tracce di audit sono strumenti cruciali in caso di incidenti di sicurezza.
A seconda del settore, i quadri di sicurezza dei documenti possono essere un requisito legale, come l'HIPAA negli Stati Uniti e il GDPR nell'UE. Le organizzazioni tenute a garantire la sicurezza dei documenti ai sensi dell'HIPAA sono principalmente organizzazioni sanitarie che gestiscono i dati dei pazienti, mentre ai sensi del GDPR, qualsiasi organizzazione che elabora i dati dei cittadini dell'UE deve conformarsi ai
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