Istruzioni per i dipendenti federali sulle procedure di gestione dei documenti
A partire dal 10 giugno 2024, la National Archives and Records Administration (NARA) continua a fornire linee guida di alto livello per la gestione dei record sui social media, come descritto nel Bollettino NARA 2014-02. Questo articolo intende fornire una comprensione chiara delle regole e delle normative che governano la gestione dei record federali, in particolare per i dipendenti.
I dipendenti federali sono obbligati a conservare i record secondo le istruzioni di smaltimento nei programmi di gestione dei record quando lasciano. Tuttavia, possono essere in grado di portare con sé copie di record federali, nonché i loro materiali personali. È fondamentale distinguere questi file personali dai record federali per evitare che i materiali personali finiscano nei sistemi di gestione dei record federali o cadano sotto le politiche di gestione dell'informazione e dei record federali.
I file personali includono tradizionalmente i file di affari o professionali, i file di riferimento, le copie di documenti dai file personali ufficiali, la corrispondenza personale, i contatti personali e altri materiali non correlati agli affari dell'agenzia. Questi appartengono ai singoli individui e sono esclusi dalla definizione di record federali.
Per quanto riguarda gli affari dell'agenzia, questi dovrebbero essere condotti utilizzando i conti dei social media di proprietà e gestiti dall'agenzia. I dipendenti federali che utilizzano i conti dei social media per gli affari dell'agenzia creano record federali. Se un'agenzia non ha uno strumento di acquisizione dei social media automatizzato, possono essere necessari passaggi manuali per l'acquisizione e la gestione di questi record.
Le applicazioni dei social media con funzioni di messaggistica sono soggette alle regole sulla messaggistica elettronica. Qualsiasi copia di record federali non deve contenere informazioni classificate o sensibili, ma deve essere completamente rilasciabile al pubblico.
Per qualsiasi domanda o preoccupazione sulla gestione dei record e la partenza, i dipendenti dovrebbero contattare il loro ufficiale dei record dell'agenzia. Le agenzie federali conducono anche briefing sulla gestione dei record per l'uscita per aiutare il personale a determinare quali azioni intraprendere con i loro record o file personali quando si preparano a lasciare.
Si ricorda ai dipendenti federali che non possono portare con sé i record quando lasciano, ma possono essere in grado di portare con sé copie di record federali nonché i loro materiali personali. Il rispetto di queste normative è essenziale per garantire l'adesione agli standard nazionali e alle migliori pratiche nella gestione dei record federali.
In conclusione, la comprensione e il rispetto delle linee guida sulla gestione dei record federali è cruciale per tutti i dipendenti federali. Seguendo le regole e cercando
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