Indirizzi per l'organizzazione dei documenti per i funzionari politici e di alto rango
Nel campo dell'amministrazione pubblica, la conservazione di una chiara e trasparente documentazione delle attività del governo è fondamentale. Ecco un'analisi dei punti chiave riguardanti la gestione dei documenti federali, aspetto cruciale per garantire la responsabilità e la trasparenza.
- Documenti federali: Il termine comprende tutte le informazioni registrate create o ricevute da un'agenzia federale in base alla legge federale o in relazione all'amministrazione degli affari pubblici. Ciò include diversi formati come email, chat, messaggi di testo, presentazioni, documenti d'ufficio, fotografie, calendari e altri file elettronici.
- Bene del governo: I documenti federali sono considerati proprietà del governo. Pertanto, i dipendenti federali non possono portare con sé i documenti quando lasciano il servizio federale, ma possono prendere copie dei documenti federali a condizione che non contengano informazioni classificate o sensibili e siano completamente liberi al pubblico.
- Documenti dei social media: Le agenzie sono responsabili dell'identificazione e del recupero dei documenti federali creati e conservati sui social media. Questo è fondamentale poiché i fornitori di social media potrebbero interrompere il loro servizio o cancellare le informazioni dall'account dell'agenzia.
- Obligazioni di gestione dei documenti: Le agenzie non sono esentate dalle loro obbligazioni di gestione e conservazione dei documenti anche se smettono di utilizzare una piattaforma di social media. Queste obbligazioni si estendono anche ai documenti web dell'agenzia.
- Documenti presidenziali: I documenti presidenziali sono gestiti separatamente dai documenti federali ai sensi della Legge sui documenti presidenziali (PRA).
- Nessuna aspettativa di privacy: È importante notare che non c'è aspettativa di privacy nei sistemi o negli account dell'agenzia. Ciò sottolinea l'importanza di tenere gli affari personali fuori dai sistemi e dagli account amministrati dall'agenzia e gli affari dell'agenzia fuori dai sistemi e dagli account personali.
- Responsabilità di conservazione dei documenti: All'ingresso e all'uscita dal servizio federale si applicano specifiche responsabilità di conservazione dei documenti. All'uscita, è fondamentale assicurarsi che tutti i documenti federali siano gestiti e documentati correttamente.
- Politica sui social media: La politica di gestione dei documenti per l'uso dei social media nell'amministrazione pubblica richiede che il contenuto digitale creato o ricevuto nel corso dei doveri ufficiali debba essere catturato, conservato e valutato per il valore archivistico secondo leggi come l'Atto degli Archivi Federali. Solo i documenti che documentano decisioni e compiti essenziali sono considerati di valore archivistico e soggetti a conservazione a lungo termine, compresi i dati dei social media digitali.
- Istruzioni e consulenza: NARA fornisce istruzioni alle agenzie su come gestire i loro documenti dei social media nella NARA Bulletin 2014-02. Quando si lavora nel servizio federale, è consigliabile incorporare la gestione dei documenti nella routine quotidiana e nei processi di lavoro consultando il funzionario senior dell'agenzia per la gestione dei documenti (SAORM) e l'ufficiale dei documenti dell'agenzia (ARO).
- Considerazioni speciali: I nominati politici possono avere documenti unici che devono essere catturati, come i registri di email o messaggi elettronici secondo l'approccio Capstone, i registri dei consigli, dei comitati o dei consigli consultivi e i rapporti al Congresso o al Presidente.
- Account personali: Se si utilizza un account di messaggistica personale o non ufficiale per le comunicazioni di lavoro, l'Atto dei documenti federali richiede che una copia completa venga inoltrata al tuo account ufficiale entro 20 giorni. I conti dei social media personali utilizzati per la vita personale non sono considerati documenti federali.
- Controllo dell'account: Quando gli account dei social media vengono utilizzati per gli affari ufficiali dell'agenzia, devono rimanere sotto il controllo dell'agenzia e il contenuto dell'account è considerato documento federale.
In conclusione, comprendere la gestione dei documenti federali è cruciale per tutti i pubblici ufficiali. Seguendo queste linee guida, possiamo garantire la trasparenza e la responsabilità delle operazioni del governo.
