I dirigenti delle infrastrutture cloud (CIO) delle imprese di gestione dei contenuti elettronici (ECM) si trovano in una fase critica con l'avanzamento della tecnologia cloud.
Nel mondo del contenuto aziendale, la privacy dei dati rimane una preoccupazione significativa, in particolare nell'Unione Europea. Tuttavia, la posizione del contenuto non è l'unico fattore determinante per la sicurezza; sono i meccanismi di sicurezza e governance delle informazioni a fare la differenza.
Il dibattito tra i sistemi ECM basati su cloud e quelli on-premise viene spesso paragonato alla scelta tra "vaniglia e cioccolato" o "cioccolato e vaniglia". Tuttavia, la realtà è più sfumata. C'è altrettanta probabilità che si verifichino violazioni dei dati all'interno di un'organizzazione rispetto a un ambiente cloud.
Mentre le organizzazioni valutano le loro opzioni, devono ponderare i potenziali benefici dei sistemi ECM basati su cloud rispetto al rischio di disturbare i sistemi gestiti internamente. I benefici del trasferimento dei sistemi ECM al cloud sono notevoli, tra cui maggiore efficienza, costi gestiti, supporto degli utenti potenziato e nuove funzionalità, spesso incentrate su interfacce per dispositivi mobili e tablet.
Se le previsioni di John Mancini, CEO di AIIM, si avverano, le organizzazioni non avranno altra scelta che abbracciare la mobilità, l'analisi, il cloud e la collaborazione. Nuove ricerche suggeriscono che una strategia ECM basata su cloud potrebbe fornire quasi tre volte il rendimento dell'investimento rispetto alle equivalenti on-premise.
Tuttavia, le organizzazioni hanno mostrato maggiore cautela nella migrazione dei sistemi ECM al cloud a causa delle preoccupazioni per l'esposizione dei principi di governance delle informazioni consolidate internamente. Il cloud ibrido, un metodo comune per le organizzazioni per passare gradualmente al cloud, consente all'organizzazione di controllare ciò che viene esposto tramite il cloud.
In questa situazione, i CIO devono essere consapevoli di tutte le loro opzioni, comprese le pro e contro del deployment ibrido rispetto al cloud privato, chi è responsabile per la privacy dei dati e quale rendimento dell'investimento ci si può aspettare dalle diverse strategie.
L'offerta cloud più simile a una soluzione on-premise è un cloud privato ospitato, con costi elevati rispetto ad altri metodi di deployment cloud. Le soluzioni cloud pubblico sono le più economiche tra le offerte cloud, ma hanno capacità di configurazione limitate e un'architettura condivisa, rendendole poco adatte per l'ECM per la maggior parte delle organizzazioni.
Il fornitore del cloud è responsabile della gestione della sicurezza della soluzione, mentre l'organizzazione è responsabile della gestione della privacy dei dati attraverso i suoi principi di governance delle informazioni. Il peso della gestione della privacy dei dati grava sull'organizzazione che possiede i dati, indipendentemente dal fatto che la soluzione sia on-premise o in cloud.
La paura di archiviare le informazioni nel cloud è
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