I CIO delle aziende di Enterprise Content Management (ECM) si trovano ad affrontare un importante crocevia con la maturazione della tecnologia cloud.

I CIO delle aziende di Enterprise Content Management (ECM) si trovano ad affrontare un importante crocevia con la maturazione della tecnologia cloud.

Oggi, nel panorama digitale, molte organizzazioni stanno valutando un passaggio dai tradizionali sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) on-premise a soluzioni basate sul cloud. Come previsto dal CEO di AIIM, John Mancini, questo passaggio potrebbe segnare l'inizio di una nuova era nell'ECM, con il cloud come elemento centrale.

Recenti esempi di questo passaggio includono organizzazioni che optano per offerte come Tableau Cloud, una piattaforma di analisi SaaS completamente ospitata gestita da Tableau. Questa scelta consente scalabilità e riduce gli sforzi di manutenzione IT, mentre si priorizzano criteri come l'integrazione con l'infrastruttura IT esistente, la scalabilità, la riduzione degli sforzi di manutenzione e l'allineamento con la strategia aziendale complessiva.

Tuttavia, questo passaggio presenta anche i suoi ostacoli. Molte organizzazioni hanno superato la paura di archiviare le informazioni nel cloud, ma devono bilanciare i benefici con i requisiti di governance delle informazioni. Il fornitore del cloud si occupa della sicurezza della soluzione, ma gli aspetti della privacy dei dati devono essere gestiti attraverso i principi di governance delle informazioni dell'organizzazione.

La soluzione cloud più simile a una soluzione on-premise è un cloud privato ospitato, ma ha costi più elevati rispetto ad altri metodi di distribuzione del cloud. Le soluzioni cloud pubblico, pur essendo le più economiche, hanno capacità di configurazione limitate e il rischio di un'architettura condivisa è significativo per la maggior parte delle organizzazioni.

Nuovi studi suggeriscono che una strategia ECM basata sul cloud potrebbe offrire quasi tre volte il rendimento degli investimenti rispetto alle equivalenti on-premise, come riportato da David Jones di OnBase. Il cloud ibrido, consentendo all'organizzazione di controllare ciò che viene esposto tramite il cloud, viene visto come uno dei principali modi per le organizzazioni di spostarsi gradualmente verso il cloud, specialmente quelle con grandi investimenti in soluzioni on-premise esistenti.

Nonostante le preoccupazioni riguardo al potenziale danno ai principi di governance delle informazioni interne, le organizzazioni hanno mostrato maggiore cautela nella migrazione dei sistemi ECM nel cloud. La domanda per i CIO di oggi è se il rischio di spostare l'ECM nel cloud sia giustificato dal potenziale guadagno.

È importante notare che il luogo dei contenuti non è il fattore determinante per la sicurezza; sono i meccanismi di sicurezza e governance delle informazioni messi in atto a fare la differenza. Inoltre, c'è altrettanta probabilità di violazioni dei dati all'interno di un'organizzazione quanto in un ambiente cloud.

I CIO devono essere consapevoli di tutte le loro opzioni: i pro (e i contro) del deployment ibrido rispetto al cloud privato, chi è responsabile per la privacy dei dati e quale ritorno sull'investimento aspettarsi dalle diverse strategie. Devono anche essere consapevoli di eventuali problemi legali, come l'uso non autorizzato di soluzioni di condivisione file che mettono le organizzazioni su una china scivolosa.

In conclusione, il 6° secolo delle persone, dei processi e delle informazioni è con noi e porta con sé uno spostamento verso il mobile, l'analisi, il cloud e la collaborazione. Le organizzazioni devono valutare attentamente i benefici e gli ostacoli del trasferimento dei loro sistemi ECM nel cloud, assicurandosi di mantenere i loro principi di governance delle informazioni mentre sfruttano l'efficienza, i costi gestiti, il supporto utente migliorato e le nuove funzionalità che il cloud offre.

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