Errori che possono far deragliare un'implementazione ERP produttiva
Nel mondo della trasformazione digitale, l'implementazione di sistemi di Pianificazione delle Risorse d'Impresa (ERP) è un passo cruciale per molte organizzazioni del settore pubblico. Tuttavia, considerare i sistemi ERP come una "soluzione prendi-e-dimentica" può portare a restare indietro. È essenziale pensare al momento del lancio come alla linea di partenza, non come alla linea d'arrivo.
Una comunicazione efficace da parte dei team di leadership sulle opportunità del nuovo sistema ERP è fondamentale. Evidenziando come il sistema renderà il lavoro più facile, servirà meglio i cittadini e eliminerà i compiti manuali, i team possono ottenere l'adesione e il supporto per la transizione.
Purtroppo, la metà delle autorità pubbliche e municipali ha visto fallire i propri tentativi di istituire sistemi ERP centralizzati. Questi fallimenti sono spesso dovuti a complessità nella coordinazione, comunicazione insufficiente tra i team, mancanza di governance flessibile che bilanci sicurezza e agilità, e assenza di feedback critici tra le fasi di sviluppo e operazione. Per contrastare questo, sono stati istituiti Centri di Eccellenza ERP, guidati da team multifunzionali. Questi team si concentrano sull'ottimizzazione dei sistemi ERP attraverso governance strutturata e framework di collaborazione.
La pulizia dei dati dovrebbe iniziare dal giorno uno dell'implementazione dell'ERP, in parallelo alla configurazione del sistema. Questo processo comporta audit completi dei dati, standard di governance e più round di test per garantire una transizione fluida.
L'impegno precoce dei stakeholder chiave in ogni dipartimento è importante per comprendere le loro esigenze specifiche e ottenere la loro adesione per il nuovo sistema ERP.
La formazione efficace è cruciale per il successo dell'ERP. Deve essere offerta presto, spesso e basata sul ruolo, compresi simulazioni pratiche e personalizzate alle attività del luogo di lavoro.
La qualità dei dati dovrebbe essere considerata durante l'implementazione dell'ERP per garantire un funzionamento accurato ed efficiente del sistema. Un gruppo "ERP operations", formalizzato nell'organigramma dell'agenzia, dovrebbe essere assemblato per gestire il nuovo sistema. Il riempimento dei ruoli o l'utilizzo di partner di implementazione esperti può aiutare a colmare le lacune di competenze in questo gruppo.
I sistemi e le tecnologie legacy tendono ad incoraggiare una postura reattiva, e i team che mantengono questa mentalità durante una migrazione ERP si troveranno a restare indietro. Non allocare risorse umane sufficienti per lo sviluppo e la manutenzione continui del sistema ERP può portare a burnout e turnover tra i membri del team.
La mancanza di preparazione per gli aggiornamenti degli standard e dei processi può portare a un sovraccarico dei dipendenti e resistenza all'uso del nuovo sistema ERP. Dovrebbero essere pianificati "sprint di innovazione" due volte l'anno per testare nuove capacità come assistenti AI agentivi, intuizioni sul talento predittive e previsioni di bilancio predittive.
Il team centrale dovrebbe essere equipaggiato per gestire l'amministrazione del sistema, la formazione degli utenti e i rilasci del software due volte l'anno. Un approccio "formazione del formatore", in cui gli utenti
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