Dichiarazione di dovuta diligenza (DDS) in materia di conformità dell'EUDR: elementi chiave da affrontare
Per promuovere il commercio legale, rintracciabile e privo di deforestazione, l'Unione Europea ha implementato il Regolamento UE sulla Deforestazione (EUDR). Questo regolamento richiede alle aziende che trattano determinati beni, come cacao, soia, olio di palma, caffè, carne bovina e legno, di presentare una Dichiarazione di Diligenza (DDS) quando questi prodotti vengono immessi o esportati sul mercato UE.
La DDS è una dichiarazione digitale vincolante dal punto di vista legale che le aziende presentano tramite il sistema EU TRACES. Serve come documento principale, validando l'impegno di un'azienda per il rispetto delle norme e costruendo la credibilità con gli organismi di vigilanza, i partner e i consumatori. Una DDS completa deve includere una Dichiarazione di Conformità Legale firmata da un responsabile esecutivo, rendendola vincolante dal punto di vista legale.
Il requisito di firma nella conformità all'EUDR richiede che ogni DDS includa una firma da parte di un Responsabile Designato, tipicamente un dirigente aziendale o un manager legalmente autorizzato. L'individuo che firma la DDS è legalmente responsabile per confermare che tutte le fasi di diligenza sono state correttamente completate.
La DDS include i dati geolocalizzati dei lotti di produzione, i dettagli dei fornitori, i risultati della valutazione del rischio e le azioni di mitigazione adottate per garantire la conformità. Le aziende devono conservare questi registri per cinque anni e presentarli tramite il registro EU TRACES per la verifica e le ispezioni.
La Piattaforma di Conformità all'EUDR, una piattaforma alimentata dall'IA, semplifica l'intero processo di creazione della DDS. Genera automaticamente la DDS, garantendo accuratezza, prontezza per l'auditing e formattazione per la presentazione al registro dell'UE. La piattaforma integra inoltre i dati geolocalizzati, i registri della catena di fornitura e i requisiti normativi in un unico sistema unificato.
La piattaforma offre funzionalità aggiuntive come gli avvisi di conformità in tempo reale, riducendo il rischio di errori costosi, ritardi alle dogane e multe per non conformità. Il sistema EU TRACES, a sua volta, utilizza i dati presentati per verificare la conformità per gli ufficiali delle dogane, gli organismi di vigilanza e gli strumenti di enforcement basati sul rischio.
Il registro della DDS consente all'UE di monitorare il rischio di deforestazione, segnalare le spedizioni non conformi e garantire la rintracciabilità e la trasparenza dalla fonte al mercato. Questo registro è essenziale per garantire la rintracciabilità e la trasparenza lungo le catene di fornitura globali.
Più forte è la DDS, più forte è l'accesso di un'azienda ai mercati UE. La Piattaforma di Conformità all'EUDR, con il suo processo snello ed efficiente, consente alle aziende di soddisfare questi requisiti con facilità, rafforzando così la loro posizione sul mercato UE.
È importante notare che la Commissione Europea o le autorità degli Stati membri possono ispezionare la catena di fornitura di un'azienda in qualsiasi momento, fino a cinque anni dopo la presentazione della DDS. I registri conservati includono i dati geolocalizzati, le valutazioni del rischio, la documentazione sulla provenienza legale, le comunicazioni interne o le approvazioni legate alle decisioni della DDS.
La dichiarazione di responsabilità per l'EUDR (Regolamento UE sulla Deforestazione) è un documento che conferma il rispetto dei requisiti del regolamento per prevenire la deforestazione e appartiene alle aziende o agli operatori soggetti agli obblighi dell'EUDR. Tutti i DDS devono essere presentati elettronicamente al sistema EU TRACES, che funge da registro ufficiale per le dichiarazioni prive di deforestazione.
In sintesi, l'EUDR e la Piattaforma di Conformità all'EUDR sono strumenti cruciali nella lotta contro la deforestazione e nella promozione del commercio sostenibile, legale e rintracciabile. Le aziende che trattano beni regolamentati trarrebbero grandi benefici dall'adozione della Piattaforma di Conformità all'EUDR per snellire il loro processo di creazione della DDS e garantire la conformità all'EUDR.
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