Come gestire il caos durante i meeting: una guida in cinque passi
Nel mondo frenetico degli affari odierno, le riunioni sono un requisito per la comunicazione, ma spesso rappresentano una fonte di sprechi e diminuzione della produttività. Tuttavia, diverse aziende stanno implementando soluzioni innovative per invertire questa tendenza.
Secondo Shawn Dickerson, aziende come J.B. Hunt, Caterpillar e Kimberly-Clark hanno registrato una significativa riduzione del tempo dedicato alle riunioni, fino al 66%, grazie all'implementazione di un sistema di piattaforme per i pendolari. Questo sistema tiene tutti informati e sulla stessa pagina, anche se non hanno potuto partecipare alla riunione.
Uno dei fattori chiave per mantenere la concentrazione durante le riunioni è mantenerle concise. La ricerca dimostra che l'attenzione umana è al massimo di circa 20 minuti, e le riunioni dovrebbero durare al massimo 30 minuti per aiutare i partecipanti a rimanere concentrati. Assegnare un 'sergente d'armi' il cui ruolo è quello di tenere il tempo e assicurarsi che la discussione rimanga fedele all'agenda può anche aiutare a mantenere la concentrazione.
Il costo delle riunioni non produttive nelle aziende statunitensi potrebbe raggiungere i 100 milioni di dollari all'anno. quasi il 60% dei lavoratori aziendali afferma che le riunioni inutili interferiscono con la loro produttività, costringendoli a trascorrere quasi il 40% del loro tempo in riunioni. Questo viene spesso definito 'caos delle riunioni', in cui le ore vengono sprecate e la produttività diminuisce.
Per contrastare tutto ciò, creare un'agenda specifica e temporizzata con obiettivi di tempo incrementali per ogni argomento può mantenere la discussione sul punto. Gli strumenti elettronici possono sostituire i resoconti di stato, mantenendo tutti informati dello stato del progetto in tempo reale. Stabilire orari di 'blocco' per le riunioni può consentire ai dipendenti di concentrarsi e ridurre le interruzioni causate dalle riunioni.
Gli strumenti di routing e approvazione automatici nei software di gestione del lavoro possono far avanzare i consegne nella coda senza la necessità di riunioni. Utilizzando strumenti elettronici, alcuni team possono ridurre la frequenza delle riunioni da una volta alla settimana a una volta al mese o meno. L'implementazione di una piattaforma di gestione del lavoro può ulteriormente migliorare la produttività delle riunioni.
Presso IDEX Health & Science, l'implementazione di una piattaforma di gestione del lavoro ha automatizzato il flusso di lavoro e ha raggiunto lo stesso livello di comunicazione approfondita in modo elettronico, eliminando la necessità di riunioni di controllo dello stato.
Interessantemente, il 45% dei dirigenti senior ritiene che i dipendenti sarebbero più produttivi se le riunioni fossero bandite un giorno alla settimana. Tuttavia, le riunioni rimangono vitali per la comunicazione, con il 68% dei lavoratori aziendali che si basa su di esse.
È importante notare che i cellulari e i laptop possono rappresentare una grossa distrazione durante le riunioni, ed è inappropriato rispondere alle chiamate, leggere o inviare email e messaggi di testo durante le riunioni. L'implementazione di un sistema di piattaforme per pendolari può aiutare a mitigare questo problema fornendo uno spazio dedicato per gli aggiornamenti e le discussioni.
In conclusione, attraverso l'implementazione di sistemi di piattaforme per pendolari, il mantenimento di riunioni concise, la creazione di agende, l'utilizzo di piattaforme di gestione del lavoro e la fissazione di orari di 'blocco' per le riunioni, le aziende possono significativamente ridurre il costo delle riunioni non produttive e aumentare la loro produttività complessiva.
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